La (bonne) Gestion des Emails sur Gmail

 

Bien gérer son Gmail c’est rester productif

L’organisation de vos emails est un point essentiel pour être productif, et travailler dans les meilleures conditions possibles.
Je suis Webmaster, et j’ai souvent affaires aux boites emails des entreprises, et 9 fois sur 10, la gestion de ces comptes email est catastrophique !!

Il faut garder à l’esprit plusieurs méthodes de fonctionnement
Je vais vous parler essentiellement de Gmail que je conseil souvent au PME/PMI, mais cela peut s’appliquer aussi aux autres systèmes et logiciels

 

 

 

BOITE DE RÉCEPTION et ARCHIVAGE

La boite de réception est pour beaucoup d’entre vous un fourre-tout géant ou s’entasse vos milliers d’emails, c’est une erreur !

La boite de réception doit être le dossier ou apparaissent tous vos emails non traités, si vous avez lu et traités tous vos emails, cette boite de réception doit être vide !!

Il faut donc supprimer tous les emails inutiles et archiver tous les emails que vous avez traités, l’archive c’est la clef de votre organisation…avec les tags..

 

 

 

DOSSIERS et TAGS

Pour votre organisation, vous pouvez bien entendu créer des dossiers pour ranger vos emails,

Exemples :
– le Tennis club
– André MARTIN
– Philippe DUPOND

libelles2Mais ma préférence ira plutôt aux tags, appelés « libellés » sur Gmail, cela vous permettra de faire apparaitre dans plusieurs dossiers libellés un même email auquel vous n’avez pas réussi à prendre de décision car il peut aller dans plusieurs dossiers.

Afin de garder une organisation impeccable, il faut utiliser les dossiers et sous dossier, comme par exemple créer famille, puis famille/papa ou encore professionnel/nathalie

 

Aujourd’hui vous avez 5000 emails dans votre dossier Boite de réception, et vous n’avez pas le courage de commencer.
PAS D’INQUIÉTUDE !! Vous êtes sauvé par les filtres automatiques, 5000 emails c’est potentiellement une centaine d’expéditeurs
Vous n’aurez donc qu’une centaine de manipulation à faire… (Allez, courage, je vous motive…)

Vous commencez par ouvrir un email, puis vous allez dans le menu « PLUS », puis dans « Filtrer les messages similaires »
Vous sélectionnez tous les messages d’un seul click (case à cocher tout en haut)
Puis vous faites ce qu’il doit être fait, soit supprimer, soit on archive et on attribue un libellé (créer le libellé si besoin)
Bien entendu si toutefois vous avez traité vos emails

Répétez cette opération sur autant d’expéditeurs que vous devez.

 

 

 

MARQUEURS et MOTEUR

marqueurs1Sur tous vos emails, certains sont plus important que d’autres, Gmail vous propose alors deux marqueurs, les messages suivi (l’étoile jaune) et les messages importants (la flèche jaune).
Très utiles lorsque vous devez retrouver rapidement un email contenant des informations que vous utilisez régulièrement.

Mais le plus simple étant d’utiliser ce qui fait la réputation de Google, sont moteur de recherche.
Si vous cherchez l’email de Mr Dupond votre garagiste qui vous parle de votre voiture, vous chercherez « Dupond voiture » ou « Dupond Peugeot » par exemple

Une bonne pratique de ce moteur et vous trouverez tout rapidement

 

 

 

ONGLETS AUTOMATIQUES

Aujourd’hui votre Gmail vous propose 5 onglets pour gérer efficacement vos emails. La technologie Google va orienter les emails pour les classer automatiquement dans ces rubriques ou onglets.

onglets1En tant que Webmaster, je reçois beaucoup de notifications en tout genre, et aussi de publicités, Gmail va vous faire gagner un temps non négligeable grâce ce classement automatique.
Vous aurez donc par exemple tous les emails correspondant aux réseaux sociaux qui vont être redirigé dans la rubrique du même nom, et tous les emails publicitaires dans la rubrique « promotions ».
Rien à faire, juste à apprécier !

 

 

 

SPAM et FILTRES

Dans cette automatisation, Gmail va classer certains de vos emails dans la rubrique SPAM, selon plusieurs critères, le premier étant l’expéditeur qui selon un listing mise à jour sur internet (listing partagé et utilisé par les sociétés) permet de détecter les spammeurs/les sociétés ou tout autres internautes décidés à vous pourrir votre boite email.
Le deuxième selon la manière dont l’email reçu est fabriqué, si malheureusement, il a les caractéristiques des emails pollueurs, Gmail aura le malheur de vous le classer dans les SPAM (par exemple : pas de sujet, pas de texte juste une image, un fichier joint .EXE…etc..)
Cette automatisation n’est pas parfaite, et pour ne pas retrouver les emails de votre directeur dans ce dossier et eviter de vous faire virer, il faut créer un filtre, qui forcera la bonne réception de cet email dans votre boite de réception.

filtre1Vous ouvrez l’email concerné, vous allez dans le Menu « PLUS » puis dans filtrer les messages similaires, et tout en bas de ce menu « Créer un filtre à partir de cette recherche »
Vous faite un filtre par contact important, et vous n’aurez plus d’ennui de défaut de réception.
Vous pourrez créer autant de filtres que vous le désirez, et je vous laisse découvrir toutes les options possibles grâce aux filtres, comme par exemple un classement automatique de vos emails dans les dossiers.

 

 

 

 

BONNE GESTION

Si vous gérez quotidiennement votre boite de réception,  en archivant régulièrement et en classant tous vos emails, cela vous prendra que quelques minutes par jours, vous aurez dans votre boite de réception ce que vous devez faire, et le reste de vos emails rangés et classés.

L’efficacité de votre travail commence par la !

 

CONTACTS et SYNCHRONISATION

contact1Gmail c’est bien entendu Google, votre compte Google vous propose la gestion de tous vos contacts, et surtout un système de synchronisation avec vos appareils.
Vous êtes l’heureux possesseur d’un smartphone Android, et si vous utilisez le même compte Google sur votre smartphone et sur votre ordinateur, vous pourrez synchroniser tous vos contacts.

(Si vous avez un Iphone, c’est pas de chance pour vous, mais ça fonctionne aussi voir ici)

 

Voyez-vous réellement tous les avantages que cela vous apporte ?

 

Bon bref… vous l’aurez compris, la synchronisation, c’est les mêmes informations sur tous vos appareils, c’est le pied !

Il faut encore une fois bien remplir correctement les différents champs proposés, pour les raisons suivantes :

 

 

et surtout n’oubliez pas

Il faut ARCHIVER vos emails traités

Si vous avez traités vos emails, votre boite de réception doit être VIDE !!

 

 

Bonus Extracteur d’Email

Internet regorge de  logiciels et autres modules gratuits, Je vous propose d’en découvrir rapidement deux très utiles et indissociables, liés à votre compte Google.

https://docs.google.com ; Pour faire rapide, Docs.Google.com vous permet de Créer, de lire, et de partager la plupart des documents « Office », c’est plus qu’utile lorsque vous n’avez pas de logiciel installé sur votre ordinateur vous permettant de gérer le traitement de texte, les tableaux et les présentations de documents comme PowerPoint.

Email Address Extractor vous permet de récupérer toutes les adresses Emails de votre compte Gmail.C’est un module complémentaire à activer dans votre espace de travail https://docs.google.com (D’où ma présentation rapide de « Docs.Google.com »). Email Address Extractor vous permettra d’aspirer toutes les adresses emails situées dans les messages emails de votre compte Gmail, et/ou de ne récupérer que les adresses Emails visées, grâce à plusieurs filtres, vous pourrez facilement aspirer tous les emails ayant un label ou un tag bien précis, ou encore situé dans le champ « from » ou dans le sujet..bref les possibilités étant assez grandes,une fois lancé Email Address Extractor vous mettra en tableau la liste désirée. A vous d’en faire bonne usage !

 

Ouvrir https://docs.google.com

Créer une feuille de calcul (Menu Sheets) et Bouton + en bas à droite

Dans le Menu > Modules complémentaires > Email adress extractor

 

 

 

 

 

 

 



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